Categorie: Business Process Management

Wist u dat sinds 1 januari 2016 slechts een klein foutje uw organisatie een boete tot 850.000 euro op kan leveren! Datalekken: Ze zijn bij veel organisaties nog onbekend. Toch kunnen ze voor aanzienlijke problemen zorgen.

Wat is een datalek?

Volgens de nieuwe wetgeving wordt er gesproken van een datalek wanneer er persoonsgegevens verloren raken of onrechtmatig worden verwerkt.

Verloren persoonsgegevens

Onder het verloren raken van gegevens wordt verstaan het verliezen van gegevens die bijvoorbeeld op een usb-stick of een laptop staan die verloren of gestolen wordt.
Ook wanneer een hacker zich toegang verschaft tot uw bedrijfssystemen en inzage heeft in opgeslagen persoonsgegevens wordt gesproken van verloren persoonsgegevens.

Onrechtmatig verwerkte persoonsgegevens

Onder onrechtmatige verwerking valt het verstrekken van toegang tot persoonsgegevens aan onbevoegden, het verwerken van gegevens waarvoor geen toestemming is verkregen of het afgeven van gegevens aan niet bevoegde partijen.

Hoe kan ik datalekken voorkomen?

U kunt datalekken voorkomen door uw bedrijfsprocessen goed te bekijken en de zwakke plekken aan te pakken. Denk bijvoorbeeld aan de volgende scenario’s:

• Levert uw bedrijf persoonsgegevens aan een onderaannemer? Controleer dan dat de overdracht veilig verloopt.
• Verwerkt uw organisatie zelf persoonsgegevens, controleer dan dat uw medewerkers geen werk (persoonsgegevens) mee naar huis nemen zonder passende beveiligingsmaatregelen.
• Stuurt u e-mailingen? Controleer dat u de ontvangers in het BCC-veld plaatst, anders bent u schuldig aan het versturen van spam.

Het goed in kaart brengen van bedrijfsprocessen en informatie die gebruikt wordt in deze processen helpt om risico’s te signaleren. Wanneer de risico’s bekend zijn kunnen ze adequaat aangepakt worden.

Klinkt logisch, waar moet ik nu beginnen?

Het denken in bedrijfsprocessen vergt enige vaardigheid, zeker in combinatie met informatiebeveiliging.
Intermedio heeft het Security House ontwikkeld, bestaande uit training en advies gericht op het beveiligen van uw gehele organisatie.

Trainingen die u helpen datalekken voorkomen

• Workshop informatiebeveiliging strategie
• Information Security Foundation (gebaseerd op ISO/IEC 27001)
• Introductie Procesontwerp met BPMN 2 (met Visual Paradigm, Sparx Enterprise Architect, Signavio Process Editor of een andere tool naar keuze).
• Privacy en Security modelleren met BPMN 2
• Workshop security awareness voor medewerkers/freelancers

Advies

Neem contact met ons op om u vrijblijvend te laten informeren omtrent de mogelijkheden.

Lees meer

Al jaren probeert men om de bedrijfsvoering inzichtelijk en meetbaar te maken. In een tijd waarin het zakelijk landschap in hoog tempo verandert is dit belangrijker dan ooit. Het is de enige manier om de concurrentie een stap voor te blijven. Een aanzienlijk deel van de oplossing lijken we nu binnen handbereik te hebben met BPMN.
Lees meer

Non-profit instellingen staan iedere dag weer voor de moeilijke uitdaging om een zo goed mogelijke dienst te verlenen. Het is noodzakelijk voor iedere non-profit om zo efficiënt mogelijk te werken en zo veel mogelijk waarde uit iedere euro te halen. Business Process Management ofwel BPM binnen een non-profit levert een hoger rendement en nog veel meer op.

De uitdagingen van een non-profit

Non-profit organisaties moeten aan regels voldoen: belastingregels, overheidsregels of eigen regels vanuit bijvoorbeeld de statuten. Dit vergt veel administratie en overhead.

Daarnaast zijn er vrijwilligers of betaalde krachten die verschillende functies vervullen. De dynamiek van non-profit maakt het lastig om een goed inzicht te krijgen in de organisatie. Het beheren en controleren van de administratie en het inwerken en laten functioneren van medewerkers kost heel veel tijd.

Wat levert BPM binnen een non-profit op?

BPM binnen een non-profit maakt processen binnen de organisatie inzichtelijk. Dankzij gericht procesontwerp en beheer van de processen kunnen processen gestandaardiseerd en efficiënter gemaakt worden. U krijgt meer inzicht in de werking van uw organisatie, en bijvoorbeeld in beschikbare resources (zoals medewerkers en vrijwilligers) waardoor werk sneller en beter verdeeld kan worden. Efficiënte processen verlagen overheadkosten en voorkomen fouten. BPM binnen een non-profit levert direct geld op dat u aan betere doelen kunt besteden.

Denk bijvoorbeeld aan het inwerken van een nieuwe medewerker. Dankzij gestandaardiseerde processen is de inwerkperiode van een nieuwe medewerker veel korter en worden er geen zaken over het hoofd gezien. De medewerker wordt sneller renderend voor de organisatie. Maakt uw organisatie gebruik van veel vrijwilligers, dan neemt het positieve effect van standaardisatie alleen nog maar verder toe.

BPM binnen een non-profit realiseert meer inkomsten. Denk eens aan het werven en behouden van sponsors. Wanneer u sponsors werft volgens een standaard proces kan er beter geworven worden en zullen uiteindelijk sponsoropbrengsten omhoog gaan. Door bestaande sponsoren structureel te betrekken zal de relatie ook verbeteren wat uiteindelijk weer een positieve uitwerking heeft op de totale organisatie.

Bij de administratie kan BPM binnen een non-profit ook een positief effect hebben. Standaard processen helpen administratieve fouten te voorkomen omdat medewerkers geen stappen meer kunnen ‘vergeten’. Het voorkomen van fouten is fijn, maar denk ook aan de verbeterde relatie met uw vrijwilligers wanneer bijvoorbeeld declaraties snel en foutloos worden uitbetaald.

Hoe nu verder?

Een bekend Nederlands gezegde luidt: “De kost gaat voor de baat uit”. Er zal eerst geïnvesteerd moeten worden in effectief business proces management. BPM binnen een non-profit kan over een langere periode ingevoerd worden. Business Process Management is een investering die zich direct terugverdient door:

• Een inzichtelijkere organisatie.
• Meer inzicht in de werking van de organisatie.
• Een betere verdeling van activiteiten.
• Efficiëntere inzet van medewerkers.
• Verlagen van overheadkosten.
• Het voorkomen van fouten.
• Besparingen in tijd en geld.
• Meer opbrengsten en langduriger sponsor relaties.

De invoering van Business Process Management maakt uw non-profit meer renderend en beter voorbereid op de toekomst.

Intermedio Information Technology helpt u graag verder op weg. Met advies, opleiding of de juiste tools om samen met uw team uw non-profit efficiënt te maken en geld te besparen. Maak een vrijblijvende afspraak om de mogelijkheden te bespreken.

Bedrijfsprocessen en procesontwerp zijn over het algemeen niet de eerste gedachte van een ondernemende starter. Eerst staan vragen op de agenda als de perfecte product/markt combinatie, de beste inkoop en snelste productie. Nadat de eerste stappen zijn gezet en de startup gaat groeien, worden bedrijfsprocessen opeens wel heel erg relevant. Efficiënte processen zorgen voor probleemloze groei en bieden tegelijk de mogelijkheid om de kosten inzichtelijk en in de hand te houden.

Startup chaos

Bij de meeste startups draait het erom dat het werk gedaan moet worden. De manier waarop vindt men niet zo belangrijk. Nieuwe mensen die aangenomen worden moeten zelf hun weg vinden in het bedrijf en iedereen vindt een eigen set wielen uit. Het resultaat is niet zo vreemd: kosten rijzen de pan uit, kwaliteit gaat omlaag, klanten zijn ontevreden, de werkdruk neemt enorm toe en eventuele investeerders zijn niet gelukkig.

Procesontwerp helpt je startup

Juist voor een startup is het winstgevend om na te denken over de manier waarop dingen gedaan worden. Allereerst moeten veel processen nog uitgevonden worden, waardoor het makkelijk is om deze direct gestructureerd vast te leggen.

Procesontwerp helpt je startup. Door processen vast te leggen krijg je controle over je bedrijf. De tijd om nieuwe medewerkers in te werken wordt korter, probleempunten worden snel gevonden en de kwaliteit van het geleverde product zal stijgen. Het resultaat zal bestaan uit tevreden klanten, een snellere groei, en meer aanbod van tevreden investeerders.

Procesontwerp hoeft niet duur te zijn

Het spreekt voor zich dat het vastleggen van je processen tijd en geld kost. Hoe eerder je begint met het vastleggen van je processen, hoe lager de kosten uiteindelijk zullen zijn. Je hoeft namelijk geen fouten uit het verleden te herstellen.
Je kunt zelf een cursus volgen (bijvoorbeeld: Introductie procesontwerp met BPMN) en direct aan de slag gaan, maar je kunt een expert inhuren en die het werk laten doen. Een combinatie van de beide opties is het meest efficiënt. De expert legt snel een basis voor je bedrijf. Zelf kun je vervolgens de aanpassingen maken en verder bouwen. Zo bespaar je tijd en blijven de kosten aanvaardbaar.

Hoe nu verder

Intermedio Information Technology helpt je graag verder op weg. Met advies, opleiding en de juiste tools om samen met je team de volgende stap met je startup te maken. Maak je bedrijf slagvaardig en neem contact met ons op voor een eerste gesprek.

Wist u dat het lezen van dit artikel u in 3 minuten ruim 300 euro kan opleveren? Veel procesontwerpers werken met Visio van Microsoft. De software is helder en toegankelijk, maar is het ook de meest efficiënte keuze voor procesontwerpers?

Wanneer BPMN modelleren met Visio

MS Visio is een leuke toepassing, zeer geschikt om snel diagrammen mee te tekenen. Bent u een Visio gebruiker, dan is de toegankelijkheid waarschijnlijk één van de belangrijkste redenen om de applicatie te gebruiken. Daarnaast beschikken veel procesontwerpers al over Visio omdat het in een bedrijfslicentie zit en dus ‘gratis’ beschikbaar is.

De meest recente versie van MS Visio ondersteunt de BPMN 2 standaard, maar kent alleen de meest gebruikte symbolen. Visio biedt geen ondersteuning voor bijvoorbeeld Conversation diagrams, Choreographies, proces simulatie en ondersteuning voor ontwerpen in teams.

BPMN modelleren met Visio kunt u overwegen wanneer u in een kleine organisatie werkt en het alleen de bedoeling is om processen in kaart te brengen en niet om deze verder te optimaliseren.

Wanneer een andere BPMN tool overwegen?

Wanneer een organisatie zich bezig gaat houden met procesontwerp is dat meestal om uiteindelijk de processen te kunnen verbeteren, zoals gebruikelijk binnen Business Process Management, Lean en Six Sigma. Professionele modelleringstools als Visual Paradigm en Enterprise Architect zijn hiervoor meer geschikt.

Het werken met deze tools is uiteindelijk ook makkelijker dan met Visio omdat u bijvoorbeeld in staat bent om een eigen glossary (definitie van termen) aan te leggen en door alle processen heen te hergebruiken. Daarnaast wordt de volledige BPMN 2 standaard ondersteund (inclusief Conversation diagrams en Choreographies) en heeft u de beschikking over een uitgebreide foutcontrole.

Werkt u samen in ontwerp teams of met andere afdelingen dan bieden de centrale repositories (specifieke document opslag) bij de professionele tools nog veel meer mogelijkheden om het werk efficiënter en makkelijker te maken.
Tot slot bieden de professionele modelleringstools de mogelijkheid om processen te simuleren. Handig om uw procesontwerp te controleren, maar ook voor afstemming met andere betrokkenen.

Waar is mijn 300 euro?

Professionele modelleringstools zijn niet per definitie duurder dan Microsoft Visio. BPMN modelleren met Visio is niet per definitie goedkoop. Een MS Visio Standaard licentie kost namelijk 399,00 €. Een basis licentie Visual Paradigm (met meer functionaliteit dan MS Visio) kost maar 99,00 €. U krijgt dan beduidend meer functionaliteit voor een lagere prijs! Vraag snel een offerte aan en ga aan de slag.

Het modelleren van de wereld om ons heen geeft ons beter inzicht in hoe deze werkt. Binnen een organisatie zijn het procesmodellen die ons beter inzicht geven in hoe onze organisatie werkt. Voor het hoogste rendement is het wel noodzakelijk dat procesmodellen efficiënt en consistent ontworpen worden. Ontwerpen met design patterns is daarvoor uitstekend geschikt.

Wat is een design pattern?

Design patterns zijn terugkerende patronen die éénmalig worden vastgelegd en vervolgens als standaard object gebruikt kunnen worden. Design Patterns zijn oorspronkelijk afkomstig uit de landschapsarchitectuur. Midden jaren 90 zijn design patterns voor het eerst toegepast binnen object georiënteerde software ontwikkeling.

Tegenwoordig worden design patterns toegepast binnen software ontwikkeling, bij het ontwikkelen van user interfaces en ook steeds meer binnen procesontwerp. Overal waar terugkerende patronen voorkomen zijn design patterns toepasbaar en kunnen ze de kwaliteit van het eindproduct verhogen.

Hoe verbeteren patterns een procesmodel?

• Design patterns verhogen de kwaliteit van het procesontwerp op diverse manieren, bijvoorbeeld:Design patterns standaardiseren terugkerende onderdelen van een proces. Hierdoor hoeft dit onderdeel slechts éénmalig gemodelleerd te worden. Iedere keer dat dit onderdeel benodigd is in een model, kan het pattern worden gebruikt. De ontwikkeltijd wordt hierdoor verkort.
• De kwaliteit van procesmodellen wordt verhoogd doordat aanpassingen direct integraal toegepast worden. Wanneer een pattern wordt verbeterd, profiteren alle modellen die het pattern gebruiken direct van deze verbetering.

Ontwerpen met design patterns

Het ontwerpen met design patterns tijdens het procesontwerp biedt grote voordelen. Het ontwerpen met design patterns vergt echter wel enige voorbereiding en structuur.

Patterns moeten goed worden beschreven zodat het duidelijk is in welke situatie het pattern ingezet kan worden.

Procesontwerpers moeten de beschikbare patterns kunnen doorzoeken om snel toepasselijke patterns te kunnen selecteren. De design patterns moeten daarom goed en eenvoudig beschikbaar zijn voor alle betrokkenen.

Meer weten over design patterns?

Wilt u ook leren werken met design patterns? Kijk dan naar onze ‘Workshop Design Patterns’. In een halve dag leert u werken met Design Patterns en kunt u deze efficiënte manier van werken direct toepassen binnen uw organisatie.

Een bedrijf beginnen is leuk, het is uitdagend en spannend. Aan de andere kant is ondernemen ook risico’s nemen en nadenken hoe je je onderneming laat floreren. Door deze tien fouten niet te maken maakt je bedrijf nog meer kans om een succes te worden.

1. Marktonderzoek uitvoeren door te praten met familie en vrienden

Marktonderzoek is van levensbelang voor je onderneming. Om goed te weten of er behoefte is aan je product, moet je daarover praten met je doelgroep. Familie en vrienden kunnen je zelden de waarheid zeggen en zijn ook niet altijd deskundig op het juiste gebied. Ze zijn uiteindelijk je familie en vrienden. En je product “kopen” ze toch wel als het er op aan komt.

2. Starten zonder duidelijk plan en focus

Beginnen zonder plan en zonder duidelijke focus zal er toe leiden dat je zelf de weg kwijt raakt. Gedwongen door omstandigheden ga je je productaanbod aanpassen in de hoop omzet te kunnen draaien. De realiteit is echter dat je verder dan ooit van je doel afraakt en dat je bedrijf niet van de grond komt.

3. Maak jezelf financieel afhankelijk van je eerste prospects

Vertrouw nooit op die ene bijzondere klant, oud werkgever, buurman, etc. die je belooft om je je eerste (grote) opdracht te geven. In de meerderheid van de gevallen komt deze opdracht er nooit. Als je dan je onderneming ophangt aan deze opdracht, begin je dus al direct met een achterstand. En een heel zuur gevoel. Komt de opdracht er inderdaad, dan is het nog maar de vraag of het inderdaad zo’n geweldige opdracht was.

4. Vertrouw die betrouwbaar uitziende adviseur

Op een beurs een betrouwbare adviseur tegen gekomen? Let op dat je met de juiste persoon in zee gaat. Zorg in ieder geval dat je de adviseur even op zoekt op internet en bij voorkeur referenties opvraagt.

5. Vergeet te investeren in je personeel

Neem je personeel aan? Vergeet dan niet dat het je personeel is dat je onderneming maakt. Investeer bijvoorbeeld in de gezondheid van je personeel. Dit komt prestaties ten goede. Daarbij vindt men waardering, opleiding en afwisseling vaak interessanter dan hogere beloning. Vergeet je personeel ook niet als het even wat slechter gaat met de onderneming. Vaak blijken medewerkers een prima startpunt om uit moeilijkheden te komen.

6. Investeer veel tijd in conferenties en events

Conferenties en events zijn duur en leveren relatief weinig op. Investeer deze tijd liever in andere methoden om je product aan de man te brengen. Met een stand op een beurs gaan staan is helemaal kostbaar en levert ook weinig rendement op. Social media en ludieke acties zijn meer passend voor een start-up.

7. Probeer direct het ultieme product te ontwikkelen

Je product hoeft niet direct perfect te zijn. Als de basis er staat, kun je klanten gaan werven. Hoe eerder je begint met klanten werven, hoe eerder je geld gaat verdienen. Met dat geld kun je verdere ontwikkeling financieren. Lees ook eens over de Lean Startup methode en zie hoe effectief dit is.

8. Volg de waan van de dag

Ondernemen is vooruit kijken. Focus je niet op de problemen van vandaag, maar zet een lange termijn strategie uit voor je bedrijf en hou je daar aan.

9. Investeer in een eigen kantoorgebouw

Onroerend goed kopen betekent je geld vastzetten voor een lange periode. Een start-up heeft geen behoefte aan een eigen pand. Als het goed is, ga je zo snel groeien dat dat pand toch al snel te klein is. Huur liever een leegstaand kantoorpand voor een luttel bedrag. Dan hou je meer geld over om in je onderneming te steken.

10. Investeer in de verkeerde business coach

Kies bewust voor een goede business coach. Een goede coach is onafhankelijk en helpt jou als ondernemer om je zaak naar een hoger plan te tillen. De kosten van een goede coach verdien je snel terug. De kosten van een slechte coach doen je de das om.

Als u zich bezig houdt met het verbeteren van uw organisatie of het vastleggen van bedrijfsprocessen, dan bent u vast wel een keer de afkorting BPMN tegen gekomen. Maar wat is BPMN? U staat echter niet alleen als u geen idee heeft wat BPMN precies is. In dit artikel maakt u kennis met BPMN en de mogelijkheden die het biedt.

Bedrijfsprocessen

Iedere organisatie, commercieel of non-profit, bestaat uit bedrijfsprocessen of kortweg processen. Processen zijn activiteiten die uitgevoerd worden om de doelstelling van de organisatie te realiseren. Uiteindelijk zijn processen terug te leiden tot handelingen die door medewerkers worden verricht.

Beschrijven van processen

Het beschrijven van processen wordt interessant als we de organisatie willen verbeteren. Door processen te tekenen (modelleren) ontstaat er een overzicht van de organisatie dat we kunnen analyseren. Uit deze analyse kunnen verbeterpunten afgeleid worden.

Bij het analyseren van processen zijn verschillende partijen betrokken. U kunt denken aan de uitvoerenden, managers en de directie, maar ook externe consultants. Het is dan van belang dat iedereen de procesmodellen begrijpt en op dezelfde manier leest. En precies hiervoor is BPMN ontwikkeld.

Wat is BPMN

BPMN is de afkorting voor Business Process Model and Notation en is een formele notatie voor het beschrijven van processen. Het visualiseert iedere actie, stroom of het gedrag van een proces.

Het is een toegankelijke standaard die beheerd wordt door het onafhankelijke Object Management Group (OMG).

De standaard is begrijpelijk voor business analisten, informatie professionals, ondernemers, managers en iedereen die betrokken is bij bedrijfsprocessen en is specifiek bedoeld om gezamenlijk aan procesontwikkeling te kunnen doen.

BPMN is dus geen ‘systeem’. U koopt geen BPMN, u kunt alleen software kopen waarmee u BPMN kunt modelleren.

Hoe leer ik BPMN?

BPMN is vrij snel aan te leren. Binnen een dag kent u de concepten en kunt u processen gaan modelleren. Kijk bijvoorbeeld eens naar de cursussen “Processen modelleren met BPMN” of Privacy en Security modelleren met BPMN 2. Zeer toegankelijke cursussen waarmee u snel binnen uw eigen organisatie aan de slag kunt.